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Etude de cas

Comment améliorer sa productivité au 21ème siècle ?

5 Minutes de lecture

Être un salarié, un indépendant ou un entrepreneur peut être très éprouvant pour votre productivité. Si vous n’essayez pas régulièrement d’améliorer votre efficacité, celle-ci ne fera que s’amoindrir. Il existe de bons conseils pour améliorer la productivité. Suivez-nous pour en découvrir quelques-uns !

Définissez des blocs de temps pour une productivité optimale

Si vous avez du mal à garder l’ordre dans vos tâches et à vous concentrer sur une tâche à la fois, les blocs de temps peuvent être la solution. En effet, il s’agit de mini-blocs de temps que vous pouvez utiliser pour accomplir une tâche spécifique tout au long de la journée. Ils vous permettent de garder la trace de toutes les tâches essentielles et d’éviter de vous laisser distraire. Certaines personnes sont plus productives le matin et d’autres le soir, mais il est bon de savoir quand vous êtes le plus productif et de l’utiliser à votre avantage.

Évitez le multitâche permet d’améliorer sa productivité

Malheureusement, la plupart de nos journées sont remplies de tâches que nous ne pouvons pas exécuter à temps. Si possible, il est conseillé d’essayer d’éviter le multitâche et de cultiver la concentration totale sur son travail. Cela vous permettra de garder une trace de toutes les tâches importantes et d’éviter de vous laisser distraire. Toutefois, cette méthode peut entraîner de nombreuses erreurs, donc faites attention dans son application.

Fixez-vous des objectifs atteignables

L’un des moyens les plus efficaces de vous motiver est de vous fixer des objectifs. Même s’il ne s’agit que d’une liste de choses à faire, fixez-vous des objectifs que vous pouvez atteindre. Partagez-les avec un groupe de personnes pour voir comment vous vous en sortez. Le fait d’avoir à répondre de votre échec peut vous motiver encore plus. Cependant, il est important de veiller à ne pas mettre la barre trop haute, sinon cela vous donnera l’impression d’être un bon à rien, ce qui pourrait conduire à la déprime et ce n’est certainement pas ce que vous espérez.

Évitez par tous les moyens les distractions

Essayer de réduire votre utilisation des médias sociaux pendant la journée peut être très utile. Pour ce faire, vous pouvez soit installer un appareil qui bloque votre navigateur, soit le placer à l’autre bout de la pièce, là où vous savez que vous ne l’utiliserez pas ou encore activer le mode avion et le mode silencieux et retourner votre écran face contre sol.

Faites des listes de suivi pour une journée productive

Les listes permettent de suivre les tâches et de rester concentré sur ce qui doit être fait. De plus, elles peuvent vous aider à garder une trace de toutes les tâches en suspens et vous empêcher de vous laisser distraire. Le fait de disposer d’une liste de ces éléments peut vous aider à suivre ce qui se passe dans votre journée et à éviter de vous laisser entraîner par les tâches sans fin qui se présentent.

améliorer la productivité grâce à une liste

Trouvez une méthode pour déléguer et assurer le suivi

C’est une chose de confier des tâches et des projets à votre équipe, c’en est une autre de s’assurer qu’ils terminent le travail et le mènent à bien. Ensuite, les transmettre pour approbation est une autre partie du gâteau à laquelle vous devez vous attaquer.

Trouver une méthode fiable pour suivre les projets de votre équipe rendra votre travail plus efficace. Les outils de collaboration, les logiciels de gestion de projet ou encore les programmes de productivité peuvent certainement vous y aider, mais vous devez également vous engager à utiliser de tels outils afin de ne pas décevoir vos collègues de travail. Votre rôle individuel est aussi important dans cette façon de gérer. Plus vous ferez de mises à jour et de suivi des étapes suivantes, plus vos collègues pourront rester sur la bonne voie, ce qui rendrait votre travail encore plus intéressant.

Créez un tableau de bord proactif

Cette idée vient de Noah Kagan, le fondateur d’AppSumo. Il s’agit essentiellement d’une liste de tâches mesurables. Si vous remarquez qu’une certaine tâche a un effet important sur votre activité ou qu’il s’agit d’une tâche nécessaire que vous devez continuer à effectuer, indiquez le nombre de fois où vous devez effectuer cette tâche chaque semaine. L’objectif ici est d’enregistrer les entrées, et pas seulement les résultats.

Cette méthode est particulièrement utile pour les spécialistes du marketing. Si vous savez que vous devez tweeter ou rédiger un certain nombre de messages sur LinkedIn, vous pouvez en dresser la liste et vous assurer de réaliser ce nombre de tâches pour la semaine.

Suivez la règle des deux pizzas pour les réunions

Les réunions peuvent définitivement ralentir l’élan, surtout lorsqu’il y a une foule énorme de 30 personnes pour un “brainstorming”. Nous savons comment cela se passe. Les personnes qui parlent toujours parleront. Ceux qui se taisent resteront silencieux.

Si vous devez commander plus de deux pizzas pour nourrir l’équipe avec laquelle vous vous réunissez, c’est que la réunion est trop importante. Il n’y aura pas assez de discussions. Il n’y aura pas assez d’idées exprimées. Au contraire, si vous avez une équipe composée uniquement de personnes qui mangeraient deux pizzas, des idées plus dynamiques émergeront. Plus de personnes ne signifie pas nécessairement de meilleures idées ou une action plus rapide. Cela ralentit considérablement les choses. Les gens sont moins intéressés et se sentent moins personnellement responsables si l’idée s’arrête et stagne. 

Regroupez les tâches similaires

Lorsque nous passons d’une tâche à l’autre, nous créons naturellement des frictions. Débuter et s’arrêter. Ouverture et fermeture. Commencer et terminer. Tous ces petits moments s’additionnent et brisent notre concentration. Nous sommes alors distraits et nous oublions pourquoi nous étions en train de réviser quelque chose en premier lieu. Mais le moyen de réduire le passage d’une tâche à l’autre est de regrouper les tâches similaires. Ne répondez pas à un seul e-mail, puis passez à autre chose. Répondez à tous vos e-mails et ne revenez-y que plusieurs heures plus tard. Ou regroupez tous vos e-mails.

Trouvez le temps de marcher ou de faire de l’exercice peut améliorer la productivité

Que vous soyez en train de travailler dans un parc, dans un bureau, dans des quartiers d’affaires du centre-ville ou à domicile, il est important de trouver du temps pour faire de la marche au moins une fois par jour. Cela peut être autour du parking, dans la rue ou dans le parc. S’accorder 30 à 60 min de marche par jour est d’ailleurs plus rafraîchissant que tout ce qui se trouve sur les médias sociaux.

Il ne s’agit pas de rester en forme ou de perdre du poids, même si ce ne sont pas de mauvaises choses. Mais l’exercice peut vous aider à être plus productif, car il augmente votre vigilance. Parce qu’il augmente votre flux sanguin et votre santé cardiovasculaire, vous serez moins anxieux, plus concentré et plus apte à gérer le stress.

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